Come riconoscere il valore e la qualità di un’agenzia eventi

In un universo sostenuto da mentalità proiettate verso la tecnologia come quello che stiamo vivendo attualmente, l’idea di ritrovarsi faccia a faccia con amici, colleghi e conoscenti in un evento con una cornice di atmosfere piacevoli, buffet e conversazioni reali sugli argomenti più disparati appare incredibilmente utile per chi lavora nel mondo degli affari e deve promuovere il proprio business cercando investitori o semplicemente rispondendo alle domande dei più curiosi.

Perché organizzare un evento

Immagina un agente immobiliare all’inizio della sua carriera, alle prese con appartamenti da vendere assolutamente per potersi meritare la sua provvigione. Sicuramente il sito internet dell’agenzia e la promozione sui social saranno un validissimo aiuto per lui, ma l’organizzazione di un evento gli permetterà di mostrare l’appartamento e intrattenere i potenziali clienti offrendo loro stuzzichini e bollicine, creando in quel momento una rete di contatti basati sull’incontro di persona e sulla fiducia creata da una importante chiacchierata sigillata da una stretta di mano.

Anche se all’apparenza potrebbe sembrare semplice organizzare un evento, a meno che tu non possieda doti innate riuscendo a organizzare nei minimi dettagli una giornata simile che vede coinvolte davvero molte persone, il consiglio migliore è quello di affidarsi ad una valida agenzia.

A chi affidare l’organizzazione dell’evento

Le agenzie che si occupano di organizzare eventi come cene importanti, sponsorizzazione di prodotti, incontri aziendali, matrimoni o party di gala sono davvero molte e il rischio di accontentarsi del primo nome trovato in rete è alto.
Prima di affidare l’organizzazione dell’evento ad una agenzia che non conosci è bene ricercare recensioni e testimonianze sul metodo con cui lavora, meglio ancora se provengono da amici e conoscenti perché questo contribuisce ad aumentare il grado di affidabilità e la sicurezza che tutto si svolgerà in maniera assolutamente impeccabile.

I punti fondamentali di una valida agenzia per eventi

Innanzi tutto, anche se pare scontato, è importante ricercare un’agenzia per organizzazione eventi che sia in linea con il tipo di serata che hai in mente: a meno che non si tratti di nomi importanti nel settore come gli organizzatori per eventi NoSilence che si occupano di preparare qualsiasi genere di evento dalle mostre culturali ai concerti, dagli eventi sportivi ai meeting aziendali e matrimoni, se un’agenzia è specializzata in eventi moda, difficilmente potrà rendere il massimo se quello di cui hai bisogno è promuovere prodotti tecnologici di ultima generazione.

Potrai servirti della pagina internet degli organizzatori e capire dal loro portfolio se sono davvero giusti per le tue esigenze e guardando le foto degli allestimenti potrai farti più o meno un’idea dello stile lavorativo, ma non dimenticare che le reali testimonianze ottenute tramite il feedback di persone che conosci e hanno già usufruito dei loro servizi sono assolutamente molto più preziose.

Una volta selezionata l’agenzia di organizzazione eventi secondo te più in linea con il tipo di evento che devi organizzare è necessario fissare un incontro con l’agente e capire se i vostri due mondi possono incontrarsi e produrre un lavoro curato in ogni particolare e capace di sbalordire tutti i partecipanti.
Pensa ad una coppia di sposi che deve organizzare il gran giorno in ogni dettaglio e per farlo si affida ad una wedding planner: se il feeling non scatta subito e l’empatia della professionista viene a mancare, l’evento ne risentirà sicuramente a causa di disaccordi sul buffet, sui fiocchi sulle sedie del rinfresco e perfino sul bouquet della sposa. Un disastro annunciato, insomma.

L’empatia deve essere la caratteristica principale per un valido organizzatore di eventi per comprendere al meglio e riuscire a trasformare in realtà i desideri del cliente: durante il primo incontro conoscitivo è fondamentale porre tutte le domande che hai in mente, a partire dall’organizzazione vera e propria fino ad arrivare ai fornitori di cui l’agenzia si avvale. Qualsiasi dubbio tu abbia, questo è il momento migliore per tirarlo fuori.

Una volta stabilito il budget che metterai e disposizione e che una brava agenzia saprà sfruttare senza eccedere nelle spese, è importante mettersi d’accordo perché l’agenzia si occupi di inviarti dei report dedicati proprio al budget e ai suoi collocamenti, così che tu possa avere sempre il controllo aggiornato di come i tuoi soldi vengono utilizzati e per cosa.